Les méthodes de travail ont beaucoup évolué ces dernières années.

L'année 2020 a démandé aux entreprises de s'adapter pour rester productives durant une période où les collaborateurs qui le pouvaient, devaient rester travailler de chez eux. De plus, le télétravail, qui était autrefois un rêve pour beaucoup, est devenu la nouvelle norme.

Cela a ouvert de nouvelles voies de réflexion : en particulier, comment repenser notre rapport au travail pour permettre à nos collaborateurs d'évoluer dans les meilleures conditions possibles.

Chez Weglot, l'une de nos priorités (outre nos clients et nos produits, bien sûr) a toujours été notre équipe. Nous avons toujours constaté le lien entre une équipe épanouie et un produit plus performant. C'est pourquoi nous avons voulu, dans la mesure du possible, permettre à nos employés d'avoir le temps et la flexibilité dont ils avaient besoin pour continuer à grandir dans leur vie professionnelle tout en étant pleinement présents dans leur vie personnelle.

Notre objectif est de garantir un environnement stimulant où chaque membre se sent accompli dans son rôle et encouragé à explorer son potentiel. Nous pensons que la satisfaction au travail a un impact important sur la vie personnelle de chacun.e, et nous voulons nous assurer que nous proposons à notre équipe tout ce dont elle a besoin pour se développer.

Sous l'impulsion de nos cofondateurs Rémy Berda et Augustin Prot et de leur ambition de faire de Weglot un lieu qui place le bien-être de l'équipe au centre de ses préoccupations, l'idée d'adopter une semaine de travail de 4 jours a débuté fin 2022.

Et, spoiler alert, l'idée est devenue réalité. Bonjour la semaine de 4 jours !

Plongeons ensemble au coeur du projet : comment nous avons procédé, nos apprentissages et pourquoi nous pouvons dire aujourd'hui que notre équipe est plus engagée que jamais.  

Pourquoi avons-nous décidé de tester la semaine de 4 jours ?

Le passage de la semaine de travail de 5 à 4 jours s'inscrit dans la continuité de tout ce que nous avons déjà mis en place en matière de bien-être.

Cette décision ne pouvait évidemment pas être prise à la légère. La croissance et la stabilité financière de Weglot ont permis d'envisager l'opportunité d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Nous voulons que notre équipe soit heureuse et épanouie, et nous faisons de notre mieux pour que le travail y participe. Nous aimons célébrer nos succès ensembre lors d'afterworks, de déjeuners d'équipe, de séminaires annuels et d'activités chaque trimestre, qui vont du laser game, aux balades en bateaux sur la Seine.

Chez Weglot, notre équipe est au centre de notre attention, et nous voulons que l'équipe trouve un bon équilibre entre leurs engagements personnels et professionnels.

Au fur et à mesure que notre équipe s'agrandit - nous sommes aujourd'hui plus de 50 membres - nous mettons constamment à jour nos politiques pour nous assurer qu'elles fonctionnent pour tout le monde. La prise de feedbacks est un élément essentiel à cet égard.

Chacun.e a son mot à dire et nous encourageons toujours tout le monde à partager leurs questions, suggérer de nouvelles idées et à nous faire savoir ce qu'ils ou elles pensent de nos politiques. La curiosité et l'ambition font partie de nos valeurs fondamentales !

C'est pourquoi il était important que toute l'équipe de Weglot soit d'accord sur une éventuelle semaine de travail de quatre jours, et que nous obtenions leur aval avant le début de l'essai.

Naturellement, ce fut un oui unanime de la part de toutes et tous !

Comment nous avons préparé notre test de la semaine de 4 jours

La première étape a consisté à s'inspirer et à tirer des enseignements d'autres entreprises qui avaient mis en place avec succès la semaine de 4 jours.

Rémy, Augustin et moi-même (en tant People Team Lead) avons étudié un grand nombre de ressources (que j'ai compilées ici) qui nous ont aidé à définir l'organisation de la semaine de 4 jours chez Weglot.

Il est également important de préciser le type de semaine de 4 jours que nous avons voulu expérimenter. Sachant que notre volonté est d'améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, l'objectif était d'avoir une semaine de travail de 4 jours, et non pas de faire passer la semaine de travail de 5 jours en 4 jours.

Nous ne voulions pas que l'équipe se retrouve à travailler plus longtemps chaque jours pour compenser le jour OFF (c'est le nom que nous avons donné au jour non travaillé).

Cela a donc demandé à l'équipe d'optimiser le temps de travail pour gagner en efficacité et pour profiter pleinement des avantages de cette expérience.

Avant de commencer l'expérimentation, nous avons anticipé certains défis auxquels nous allions être confrontés liés à notre activité. En particulier, comment maintenir le même niveau d'accompagnement de nos utilisateurs par notre Support Technique?

Si la semaine de travail de quatre jours a nécessité des changements en interne, nous ne voulions pas qu'elle ait d'impact en externe.

Nous sommes fiers de la qualité et de la réactivité du support que nous apportons à nos clients et nous avons rapidement réalisé que nous ne pouvions pas tous être OFF le même jour de la semaine.

Cela nous a amené à proposer deux jours OFF : le mercredi ou le vendredi. Le fait d'alterner entre les deux jours chaque trimestre a permis de maintenir l'activité de Weglot tous les jours de la semaine, tout en permettant aux personnes qui sont OFF de déconnecter complètement et de profiter pleinement de leur temps libre.

Il est également important de noter que les cofondateurs Rémy et Augustin ont été très clairs sur le fait que nous pouvions ouvrir de nouveaux postes si nous estimions qu'il y avait un besoin en recrutement.

La période de test de la semaine de 4 jours

Une fois l'organisation de la semaine de quatre jours approuvée, nous avons commencé à mettre en pratique ce que nous voulions améliorer : réduire le nombre de réunions et les rendre plus efficaces en optimisant le temps passé en réunion, appliquer de nouvelles règles de communication pour s'assurer de ne pas être dérangé pendant son jour OFF, entre autre.

Pour nous assurer de la bonne conduite du changement, toutes les deux semaines toute l'équipe recevait un questionnaire. Cela nous permettait de suivre l'évolution du bien-être, de veiller à ce que la charge de travail soit correcte et d'évaluer la satisfaction à l'égard du nouveau rythme.

Nous avons également divisé la période de test en deux périodes de 3 mois, entre le dernier trimestre de 2023 et le premier trimestre de 2024. Cela nous a donné la flexibilité nécessaire pour évaluer et réajuster certains aspects de l'expérimentation quand cela était nécessaire.

Cela inclut la réorganisation de certaines tâches, la mise en place de nouveaux processus, ou encore l’embauche de nouvelles personnes. Par exemple au sein de l’équipe technique, dans le processus d’examen du code “classique”, deux personnes doivent systématiquement vérifier et valider la qualité du code avant de déployer une nouvelle fonctionnalité. Ce processus a été adapté pour que la relecture et validation puisse être faite par une seule personne lorsque cela tombe sur un jour OFF et que l’équipe n’est pas au complet.

À la fin du mois de décembre, nous avons renouvelé l'expérimentation pour trois mois supplémentaires afin de prendre plus de recul sur ce nouveau mode de travail.

Qu'est-ce qui a changé ? De janvier à mars, les deux tiers de l'équipe ont alterné leurs jours OFF. Certaines personnes ont ressenti ce changement plus que d'autres.

En sommes, même si l'équipe a été confrontée à de nouveaux défis, les avantages d'un jour OFF supplémentaire l'ont largement emporté.

Nous avons demandé à l'équipe ce que leur jour OFF leur permettait de faire de plus qu'avant. Voici ce qu'ils ont répondu :

• Testez les menus de midi dans les restaurants, qui sont souvent deux fois moins chers que les menus du soir.
• Passer plus de temps avec leurs amis et leur famille, notamment pour les parents.
• Pratiquer de nouveau une activité sportive.
  
• Aider leur conjoint.e dans leur projet professionnelle, par exemple en créant un site web pour son.sa partenaire.
• Participer à des missions de bénévolat telles que donner des cours d'anglais, préparer et distribuer des repas chauds à des personnes dans le besoin, collecter des détritus dans la rue.
• Disposer de plus de temps pour les rendez-vous médicaux et administratifs.

D'un autre côté, comme nous pouvions nous y attendre, il y a eu quelques challenges à relever, notamment :

• La période de test a coïncidé avec une période exceptionnelle chez Weglot : nous avons accueilli 6 bébés en l'espace de 3 mois durant notre première période de test et nous avons donc du composer avec ces absences.
• Nous avons migré notre réseau de diffusion de contenu (CDN), ce qui a généré plus de demandes que d'habitude pour notre équipe du Support Technique.
• Avoir le mercredi en jour OFF. Pour certaines équipes, en particulier les Sales et le Marketing, il a fallu s'adapter à ce rythme. Le fait de couper la semaine au milieu peut interrompre le flux de discussion et allonger le temps des échanges.
• La manière de gérer son temps. Si un imprévu survient un jour, il reste moins de temps pendant les trois jours restants pour rattraper ce qui a été retardé. Le rapport au temps évolue plus globalement.

Néanmoins, les challenges - à la fois inattendus et prévus - auxquels nous avons fait face nous ont montré qu'il n'y a jamais de moment idéal pour tester des changements aussi importants au sein de l'entreprise. Le succès de l'expérimentation a également prouvé que nous pouvions les surmonter ensemble.

Adopter la semaine de 4 jours

Malgré les difficultés naturelles rencontrées tout au long de notre expérimentation, 100 % de l'équipe était satisfaite du nouveau rythme de travail sur quatre jours et a déclaré qu'il améliorait considérablement l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le fait de disposer de plus de temps libre permet à l'équipe de commencer la semaine de travail dans de meilleures conditions, d'être plus efficace et plus créative.

Nous avons également appris à rééquilibrer la charge de travail. Nous avons réussi à nous adapter au fur et à mesure, le temps que tout le monde prenne ses marques.

Après 6 mois d'expérimentation, nous pouvons affirmer que le bien-être de l'équipe s'est amélioré. À la question "Comment allez-vous ?" au début du test, 82 % ont répondu "très bien". 6 mois plus tard, à la même question, 92 % des personnes interrogées ont répondu "très bien".

Notre équipe étant très diverse et composée de 10 nationalités, d'âges et de styles de vie différents, les avantages du nouveau rythme ont néanmoins été constatés par tous les membres.

Conclusion

Au cours de trois années consécutives, nous avons enregistré un taux de rétention de 100 % après la fin de la période d'essai de nos employés. Nous pensons que la mise en œuvre de la semaine de travail de quatre jours participera à maintenir ce taux.

L'adaptation à la semaine de quatre jours reste un processus évolutif et il n'existe pas de solution miracle pour que les choses fonctionnent dès le premier jour. Mais avec l'implication de l'équipe, nous pouvons dire en toute confiance que ce rythme de travail fonctionne pour nous.

Augustin, CEO et cofondateur, a déclaré à propos de cette expérimentation : "Si vous m'aviez dit il y a dix ans que je testerais un jour la semaine de travail de quatre jours, j'aurais probablement levé les yeux au ciel. Pourtant, on l'a essayé pendant 6 mois chez Weglot et les résultats sont positifs, tellement positifs qu'on a décidé de l'adopter."

Et voilà : c'est officiel, nous l'avons fait ! La semaine de travail de 4 jours a été mise en place de manière permanente. Un changement qui a été possible seulement grâce aux efforts de toute l'équipe et au soutien continu de nos cofondateurs.

Nous sommes fiers de rejoindre des centaines d'autres entreprises qui sont passées à la semaine de 4 jours !